Când îți deschizi un cabinet privat de psihologie și psihoterapie, tu devii, pe lângă psiholog, manager al propriei afaceri. Noul rol te întâmpină cu o mulțime de alte responsabilități pentru care formarea ta ca psiholog cel mai probabil nu te-a pregătit.
Dincolo de toate aspectele legal-financiare de care trebuie să ții cont pentru înființarea cabinetului și desfășurarea activității în cadrul acestuia, activitatea ta va include de acum înainte și partea administrativă, organizarea eficientă a timpului și, nu în ultimul rând, realizarea activităților de atragere a clienților noi și menținere a unei relații bune cu cei existenți.
Să începem cu ultima categorie –
Atragerea clienților noi și menținerea unei relații bune cu cei existenți
În cazul tău, precum și în cazul multor alți psihologi (și a diverși alți specialiști, de fapt), recomandările reprezintă una dintre principalele metode prin care clienții noi ajung la tine. Fie pe internet sau față în față, oamenii vor căuta votul de încredere din partea altor persoane atunci când își aleg la care psiholog să meargă.
Ce poți să faci să crești șansele de a fi recomandat?
În primul rând, să fii bun în ceea ce faci. Asta ține de ce faci în cadrul ședințelor și cum se simte clientul pe parcursul lor și după. Tu știi cel mai bine ce și cum trebuie să faci pe acest plan, dar e cert că abilitățile tale ca psiholog sunt principalul factor care va determina dacă un client va continua să vină la tine și dacă te va recomanda sau nu cunoscuților.
În al doilea rând, trebuie să ții cont de interacțiunea pe care o ai cu clientul în afara ședințelor. Câteva lucruri pe care le-ai putea face astfel încât clienții tăi să fie și mai mulțumiți ar include:
- Să le amintești de programări
- Să le trimiți articole sau diverse tipuri de materiale care le-ar putea fi utile
- Să ții minte diverse informații și detalii legate de ei, chiar dacă ultima ședința a avut loc cu ceva vreme în urmă
Pare prea multă muncă pentru o singură persoană? Și noi credem asta, dar vezi ce îți propunem ca ajutor la finalul articolului.
Al doilea aspect de care trebuie să ții cont ca manager al propriei afaceri este –
Organizarea eficientă a timpului
Un beneficiu în a fi managerul propriei afaceri este faptul că poți să-ți organizezi timpul așa cum vrei. Poți să-ți programezi ședințele dimineața pentru a aloca suficient timp familiei sau prietenilor în a doua parte a zilei sau poți să-ți dedici dimineața colaborării cu o grădiniță privată, un spital, o organizație etc. și să-ți programezi clienții la cabinetul tău individual după-masa și seara. Totul depinde de tine.
Însă, pentru activitatea desfășurată la cabinetul tău, ai putea ține seama de următoarele:
- Dacă îți programezi prea mulți clienți într-o zi, riști să nu mai ai puterea de concentrare necesară pentru cei care vin spre finalul zilei.
- Dacă îți programezi clienții fix unul după altul, nu prea poți extinde o ședință atunci când e necesar, nu mai ai timp să rezolvi diverse sarcini administrative între ședințe și nu poți să îți aduni gândurile, să te pregătești mental pentru următoarea ședință.
- Dacă nu ești organizat în programarea și reprogramarea clienților, s-ar putea să te trezești cu suprapuneri în program, cu ferestre mari între programări sau poți chiar să uiți de unele programări.
Când e și timpul clienților implicat, ești cu atât mai mult responsabil de a fi eficient în organizare. Să-ți lași clienții să aștepte pe hol în repetate rânduri, să uiți de o programare cu ei sau să te ocupi de alte sarcini în timpul alocat ședinței poate denota lipsă de profesionalism și transmite clienților faptul că nu sunt importanți.
Dacă ți-ar prinde bine un ajutor pe partea de organizare, sari la finalul articolului.
Să nu uităm de –
Partea administrativă
Probabil emiți deja chitanțe pentru clienții tăi și ții o evidență a încasărilor tale prin chitanțier sau alte metode. Însă, ca manager al propriei afaceri, nu e de ajuns să faci un total al încasărilor la final de lună și să scazi costurile.
Ca orice altă afacere, trebuie să-ți menții cabinetul individual de psihologie pe profit, să monitorizezi diverși indicatori care să te ajute să-ți dai seama ce a dus la creșteri sau scăderi față de perioadele precedente.
Câteva aspecte pe care ar trebui să le urmărești ca manager:
- Câte programări ai avut, câte programări au fost anulate și câte neprezentări ai avut
- Dacă ai avut clienți noi și câți
- Ce venit ai avut într-o anumită perioadă
Urmărind diverse aspecte precum cele de mai sus, poți să îți dai seama din timp dacă cabinetul tău se află pe o direcție ascendentă sau dacă există probleme de care ar trebui să te ocupi.
De exemplu, un număr mare de reprogramări și programări anulate poate să indice faptul că intervalul orar în care desfășori ședințele nu este cel mai convenabil pentru clienții tăi. Un număr mare de neprezentări ar putea însemna că trebuie să le reamintești clienților de programări sau că ai clienți cu care trebuie să discuți despre continuarea sau nu a ședințelor.
Și am ajuns la finalul articolului.
Dacă ești de acord cu aspectele menționate mai sus și crezi că ți-ar prinde bine puțin ajutor, citește despre ce poate face Calendis Business pentru tine:
Menținerea relației cu clienții existenți
- Trimitem SMS-uri și/sau email-uri prin care le reamintești clienților detaliile programărilor
- Îți salvăm automat informațiile clienților pe care îi programezi sau care se programează prin Calendis într-o bază de date, unde tu poți să accesezi rapid observațiile făcute pentru fiecare programare în parte și istoricul programărilor pentru fiecare client
- Îți punem la dispoziție un instrument de trimitere automată a email-urilor către unul sau mai mulți dintre clienții pe care îi ai în baza de date
Organizarea eficientă a timpului
- Ai un calendar intuitiv prin care poți să-ți vezi oricând toate programările pe o anumită zi, săptămână sau lună, de pe desktop sau de pe telefonul mobil, și îți știi mereu nivelul de ocupare
- Poți să introduci, modifici sau să anulezi programări, cu durată standard sau diferită pentru fiecare, de oriunde te-ai afla, prin intermediul aplicației de mobil
Partea administrativă
- Înregistrezi încasările direct în aplicație și eliberezi bon fiscal dacă dorești
- Vezi rapoarte pe programări, clienți noi, venituri și alți indicatori de performanță
- Poți urmări activitatea cabinetului tău și poți sesiza eventuale probleme sau oportunități din timp
Și pentru că nu ne place să ne lăudăm fără dovadă, iată ce crede un psiholog care folosește Calendis Business de mai bine de un an:
„Calendis e o aplicație extrem de utilă. Dincolo de nota de profesionalism pe care o oferă, rolul de reminder este foarte bine primit în rândul clienților. În consecință, programările sunt mai bine respectate, iar atunci când apar reprogramări, sunt anunțate mai din timp.’’
— Mihaela Dancea, Psiholog
Vezi mai multe despre cum te poate ajuta Calendis în managementul cabinetului tău psihologic aici sau contactează-ne pentru a discuta: 0770.901.141 / contact@calendis.ro.
