GDPR – Agendă vs soluții software pentru gestionarea programărilor

Majoritatea businessurilor știu deja de GDPR (sau Regulamentul general privind protecția datelor) și implicațiile acestuia, dar reluăm mai jos câteva dintre acestea.

GDPR reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice din Uniunea Europeană. Datele cu caracter personal sunt cele care permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane fizice.

Acestea includ nume, prenume, adresă, CNP, serie și număr buletin, adresă email, număr de telefon, venit, adresă IP, imagine etc., dar și datele cu caracter personal speciale, cum ar fi datele biometrice, medicale, genetice, originea rasială sau etnică, date cu privire la viața sexuală, convingeri religioase sau politice, date privind fapte penale etc.

Prelucrarea acestor date este legală doar dacă persoana vizată și-a dat consimțământul sau dacă prelucrarea e necesară pentru:

  • încheierea sau executarea unui contract
  • îndeplinirea unei obligații legale a operatorului
  • îndeplinirea intereselor legitime urmărite de operator sau de un terț
  • realizarea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul
  • protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice

GDPR asigură persoanelor fizice următoarele drepturi privind datele lor și prelucrarea acestora: dreptul la informare, dreptul de acces, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la opoziție, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul de a nu fi supuse unei decizii automate cu efect semnificativ, dreptul de a-și retrage consimțământul acordat în orice moment și în mod gratuit.

Drepturile nu sunt absolute și există excepții, dar nerespectarea acestora poate atrage amenzi de până la 20.000.000 euro sau 4% din cifra de afaceri a businessului.

Prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu GDPR e responsabilitatea fiecărui business și implică revizuirea protocoalelor interne de gestionare a datelor clienților, precum și a instrumentelor și entităților terțe care fac parte din acest proces.

Folosești o agendă pentru a colecta și gestiona programările și datele clienților tăi?

Poate nu e cea mai bună idee.

Familiaritatea folosirii unei agende și reticența de a te obișnui cu o soluție software pot face ca agenda să pară opțiunea cea mai convenabilă pentru gestionarea programărilor și a informațiilor despre clienții tăi. Însă soluțiile software au o serie de avantaje față de agendă, dintre care amintim:

Modificarea flexibilă a programului - Calendis Business

Rapiditatea și ușurința în modificarea programului

Dacă un client trebuie reprogramat sau vrea să anuleze programarea, trebuie să cauți unde ai trecut detaliile programări și să faci modificări prin mâzgăliri pe foaie. Locul care a devenit liber în programul tău nu e ușor de observat atunci când vrei să programezi alt client în acel interval orar. Iar când un client te sună pentru a se programa, dacă nu ai agenda la îndemână, trebuie să ții minte să resuni clientul după ce ajungi la ea.

Soluțiile softare îți permit să-ți vizualizezi mult mai clar și mai ușor programul, îți oferă flexibilitate în modificarea acestuia și, în general, sunt accesibile și de pe telefon, pentru momentele în care te afli în deplasare.

 

 

Gestionare bază de date - Calendis BusinessCrearea și gestionarea unei baze de date cu informațiile clienților

Notându-ți clienții într-o agendă, vei avea nevoie de mult timp pentru a centraliza informațiile acestora sau le vei avea dispersate pe foi și vei avea dificultăți în a găsi orice informații legate de programări sau clienți de care ai nevoie (date de contact, observații, plăți datorate, istoric programări, servicii preferate, consum abonamente etc.).

Minusul acesta e valabil și dacă folosești un document Excel, un Google Spreadsheet sau Google Calendar pentru a ține evidența programărilor și clienților.

În schimb, soluțiile software pot să-ți creeze automat o bază de date cu informațiile clienților pe măsură ce îi programezi, iar tu poți să găsești și să modifici ușor și rapid datele acestora.

 

Securitatea informațiilor - Calendis Business

Securitatea informațiilor și flexibilitate în gestionarea acestora

Îți ții agenda mereu la tine și nu arăți nimănui informațiile din interiorul acesteia, însă tot nu se va compara cu nivelul de securitate pe care ți-l oferă o soluție software.

Agenda poate fi pierdută sau lăsată deschisă într-un loc la vedere. O soluție software permite accesul la informațiile salvate în cadrul acesteia de obicei doar după logarea cu user și parolă. Deci informațiile nu se pierd și pot fi văzute doar de cei care trebuie să le vadă.

În plus, pentru că ai o bază de date, dacă un client își exercită dreptul la informare cu privire la datele sale deținute de businessul tău și modalitățile de prelucrare a acestora sau dreptul la rectificarea, ștergerea sau portabilitatea datelor, îți va fi ușor să găsești datele clientului, să le modifici, să le ștergi și să le descarci pentru a le oferi într-un format portabil. Cel puțin, îți va fi mult mai ușor decât să faci aceste lucruri cu informațiile trecute într-o agendă.

 

O soluție software care îți asigură avantajele de mai sus și care te ajută în prelucrarea datelor clienților în conformitate cu GDPR este Calendis Business.

Mai exact, Calendis Business îți oferă:

  • Calendar pentru organizarea flexibilă a programărilor și programului
  • Aplicație de mobil pentru a-ți vedea și modifica programul când ești în deplasare
  • Bază de date cu clienții programați creată automat, în care poți găsi, introduce, modifica și șterge diferite tipuri de informații
  • Opțiunea de a înregistra încasările și a vedea sumele restante pentru fiecare client
  • Buton de descărcare a tuturor datelor unui client într-un format portabil
  • Permisiuni de vizualizare și accesare a diferitelor secțiuni ale aplicației și a datelor cu caracter personal ale clienților pentru fiecare angajat
  • Notificări SMS și email trimise automat clienților pentru a le reaminti de programare, cu posibilitatea de a marca preferința pentru a primi sau nu aceste notificări în fișa fiecărui client (pentru a evita prelucrarea datelor clienților într-un mod nedorit de aceștia)
  • Instrument prin care poți obține consimțământul clienților pentru a primi emailuri din partea ta și care te ajută să trimiți emailuri doar la cei care doresc să le primească (to pentru a evita prelucrarea datelor clienților într-un mod nedorit de aceștia)
  • Numeroase alte funcționalități

Încearcă gratuit Calendis Business. Creează-ți contul acum și folosește aplicația gratuit timp de 1 lună.

By | 2018-09-12T12:43:58+00:00 septembrie 12th, 2018|Educativ|0 Comments
UA-48482636-5